Le recordamos las obligaciones para todas las empresas con personal asalariado que establece la legislación vigente en esta materia que les pueden afectar.
1.- PLAN DE PREVENCION RIESGOS LABORALES (PRL). Toda empresa debe contar con un PRL en el que se debe incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan.
2.- SEGURO COLECTIVO DE ACCIDENTES.– Si así se establece en el convenio colectivo de aplicación.
3.- PROTOCOLO ACOSO. Todas las empresas, indistintamente de su tamaño, tienen la obligación de implantar el Protocolo de acoso sexual y/o por razón de sexo, y arbitrar procedimientos específicos que posibiliten dar curso y solución a los casos que puedan surgir en las diferentes organizaciones. No basta con tener el documento, sino que debe estar convenientemente implantado y difundido en la empresa.
4.- PROTECCION DE DATOS: El artículo 2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) señala que sus principios se aplican a “cualquier tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero”. Por tanto, la aplicación de la normativa de protección de datos en empresas será obligatorio en todo caso, ya que todas suelen tratar datos clientes, proveedores o empleados, entre otros.
5.- PROTOCOLO DESCONEXIÓN DIGITAL. La ley de protección de datos obliga a las empresas a elaborar una política interna que defina cómo garantizar el derecho a la desconexión digital de los trabajadores previa audiencia de los representantes de los trabajadores. El derecho a la desconexión digital es el derecho de los empleados a no contestar videollamadas, emails, WhatsApp o cualquier otro tipo de comunicación fuera de su horario laboral. Consiste en respetar el tiempo de descanso, los permisos y las vacaciones, además de la intimidad personal y laboral de los trabajadores.
6.- CALENDARIO LABORAL. Las empresas están obligadas a elaborar y exponer en cada centro de trabajo, en lugar visible, el Calendario Laboral, conteniendo, el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o convencional.
7.- REGISTRO JORNADA DIARIA. La empresa ha de garantizar el registro diario de la jornada y deberá incluir, el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona de la plantilla. En el caso de empleados contratados a tiempo parcial, es obligatorio entregarles además copia de dicho registro, junto con la nómina de cada mes.
8.- REGISTRO SALARIAL o RETRIBUTIVO. Todas las empresas, indistintamente de su tamaño, están obligadas a llevar un registro con los valores medios de los salarios, complementos salariales y extra salariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo iguales o de igual valor, para combatir la brecha salarial.
9.- PLAN IGUALDAD. Los planes de igualdad tienen el carácter obligatorio según el número de trabajadores de la empresa, para este año 2022 es obligatorio en empresas de más de 50 trabajadores. En empresas de menos de 50 trabajadores se debe de implementar cuando lo exija el convenio colectivo de aplicación o en caso de que se imponga esta medida por la Autoridad Laboral como consecuencia de una actuación.
10.- PLAN GENERAL DE DISCAPACIDAD. Las empresas que empleen un número de trabajadores de 50 o más están obligadas a que, de entre ellos, al menos un 2% sean trabajadores con discapacidad. Las empresas pueden, excepcionalmente, quedar exentas de la obligación de contratar personas con discapacidad, adoptando alguna de las medidas sustitutorias (medidas alternativas: Contrato con un centro especial, Donación o patrocinio y Enclave laboral).
11.- NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS.– Todos los trabajadores autónomos están incluidos en este sistema de notificaciones. Para ello se tienen que dar de alta en notificaciones electrónicas en seguridad social. Con el nuevo sistema de cotización por rendimientos es primordial pues, todas las posibles regularizaciones se notificarán por este medio.
12.- PAGO DE NOMINAS.– A partir de 1.000€ no se admiten los pagos en metálico.
13.- REGULARIZACION IRPF DE TRABAJADORES.– Todos los trabajadores están obligados a comunicar al inicio de su relación laboral su situación personal y las variaciones habidas durante la misma.
14.- CALENDARIO DE VACACIONES.- El Estatuto de los Trabajadores establece que las vacaciones se deben fijar de común acuerdo entre empresario y trabajador. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa y el trabajador conocerá las fechas que le correspondan con dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.
15.- CALENDARIO PARA CONTRATOS TEMPORALES PREVISIBLES.- Las empresas de forma anual tienen 90 días para realizar contratos temporal sin causa que lo acredite, la norma establece que no pueden ser continuados y para ello se tiene que establecer un calendario en el último trimestre de cada año, sobre la previsión anual del uso de estos contratos.
16.- CONTROL TRABAJADORES FIJOS DISCONTINUOS.- A los trabajadores se les asigna un orden de llamamiento en función de su antigüedad y la empresa al inicio de campaña siguiendo el orden tiene que realizar las comunicaciones de inicio de actividad y fin.
17.- OTRAS OBLIGACIONES DEPENDIENDO DEL SECTOR DE ACTIVIDAD.- Dependiendo de la actividad económica que se desarrolle surgen otras obligaciones, en construcción la Ley de contratación y subcontratación, en hostelería la normativa sobre manipulación y control de alimentos, registro sanitario, alérgenos…, en transporte jornadas de trabajo, descansos, control tacógrafos, carnet especiales, etc.
El incumplimiento de dichas obligaciones, pueden ocasionar sanciones para la empresa.
Recomendaciones: De forma habitual y reiterativo surgen los siguientes asuntos en nuestro despacho:
1.- Registro de horas, llevar control registro horario, es obligatorio llevarlo para todos los trabajadores y la empresa tiene que facilitar su implantación. Tiene que estar en el centro de trabajo a disposición de la Inspección de trabajo si lo requiere y archivarlo junto con la nómina durante 4 años.
2.- Calendario de vacaciones anual.- son muchas las consultas que se realizan sobre el disfrute de vacaciones de los trabajadores, se recomienda confeccionar el calendario anual con el fin de evitar discrepancias y conflictos.
3.- Pactar salarios: Otra cuestión que surge de forma habitual es el pacto de salarios netos con trabajadores. Cuando se pactan salarios netos el IRPF que es un impuesto del trabajador se convierte en coste para la empresa; por tanto, se recomienda pactar salario brutos.
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